🤔 E esse tal de trabalho remoto?

Não se fala de outra coisa, com toda razão, se não sobre o corona vírus e como ele tem afetado a vida de todos. O COVID-19, com sua exponencial propagação, nos obrigou a repensar nosso modo de consumirmos, de nos relacionarmos, de cuidarmos uns dos outros e de nós mesmo.

Isso impactou diretamente o mundo do trabalho. Uma vez que a forma mais certeira de achatar a curva de expansão da pandemia é ficar em casa, várias empresas tiveram que, de uma hora para outra, adotar o trabalho remoto. E isso trouxe muitas dúvidas: como estruturar o trabalho remoto de forma a manter a produtividade, a comunicação entre as equipes e a entrega de valor ao cliente? Que ferramentas usar?

Nós da sobTIC criamos esse guia justamente para ajudar você e sua organização a tirar essas dúvidas, fazer os ajustes necessários e aproveitar o máximo dessa forma de trabalho! Já podemos adiantar alguns benefícios, relatados por quem trabalha remoto há um tempo: economia de tempo com transporte; aumento de produtividade; maior equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional; diminuição do estresse; aumento da felicidade.

Bora?

💡 E na sobTIC, como vocês fazem?

Aqui na sobTIC a gente tem uma cultura já estabelecida de trabalho remoto. Além de estarmos espalhados pelo Brasil (Minas, São Paulo, Tocantins...), entendemos que cabe a cada colaborador definir qual será seu local de trabalho. Isso impacta positivamente na concentração e dedicação para uma entrega de qualidade.

Para que tudo funcione da melhor maneira e que possamos fazer uma entrega de valor para o cliente, seguimos alguns pilares: a comunicação é sempre constante e centralizada, a agenda é sagrada e usamos a gestão à vista e a metodologia ágil para nos gerenciarmos.

Aqui embaixo vamos te contar um pouco como isso funciona na prática. Bora lá?

Agenda é sagrada

Se temos uma lei máxima aqui na sobTIC é que o tempo de cada um é precioso! Por isso, a gente preza por uma agenda profissional muito bem organizada e compartilhada com os demais membros da equipe.

Nossa ferramenta de escolha é o G Suite! Nele temos o Google Agenda, com o qual a gente envia convite para reuniões, alinhamentos, etc... A pessoa que foi convidada aceita, recusa ou sugere um novo horário através desse convite sem precisar de ir até a pessoa. Outra coisa prática do Google Agenda é que ele cria, automaticamente, uma sala no Google Meet para o evento, então todos sabem onde ele irá acontecer.

Ah, por último, mas não menos importante, vamos falar do nosso WIP (Work in Progress)! Depois de fazermos o planejamento das entregas que temos para semana, a gente organiza WIPs, que são sessões de trabalho conjunto entre os responsáveis pela entrega e quem eles entendem que podem auxiliar.

A nossa semana é assim...

Nossa semana começa com um planejamento, no qual estruturamos macro etapas, que, por sua vez, são divididas em tarefas. Para acompanharmos o progresso feito, fazemos rápidas reuniões de alinhamento com o time a cada dia. No final dessa semana, nos reunimos para avaliar o que foi feito e pensar no que precisa ser melhorado.

Toda essa rotina foi pensada com base em metodologias ágeis.

E a palavra é: transparência!

Por aqui tudo é feito da maneira mais transparente possível, deixando todas as informações acessíveis para cada colaborador e isso reforça a cultura que temos de uma gestão pautada em informações e fatos. Para a gente, gestão à vista proporciona uma visão sistêmica e holística do negócio, da empresa, traz mais engajamento, produtividade, percepção do avanço feito e do que precisa ser melhorado para crescer ainda mais e de forma sustentável.

Fazemos isso de várias formas. Usamos Kanban, rodamos Sprints e desenvolvemos roadmaps para cada projeto. Tudo isso aprimora a comunicação entre o time, melhora a gestão de métricas, direciona reuniões e informa o avanço das metas.

Aqui a distância não tem vez

Ó, se tem um pessoal que se fale, o tempo todo, esse pessoal é a gente. Distância para a gente é só uma construção social (e geográfica também, tá bom!). Mas isso só é possível porque usamos ferramentas que centralizam essa comunicação e porque temos um combinado de nos falarmos apenas por essas ferramentas. Nossa queridinha é o Slack, que permite a criação de canais que atendem a objetivos específicos e facilita a busca por ajuda/informações. Conseguimos também fazer ligações por ela, além de enviar arquivos, fotos, documentos.

Ah, e nós estamos sempre atentos à agenda do outro e à sua disponibilidade nessa nossa comunicação diária. Cuidamos muito para que ninguém tenha seu ritmo de trabalho prejudicado.

🤝 Vamos lá?

O combinado não sai caro

Com certeza você já escutou ou falou essa frase e ela é muito importante em uma organização.

Expectativas sobre função e suas responsabilidades; recursos disponíveis; nível da qualidade da entrega e seu prazo. Tudo isso (e o que você mais for importante) deve estar alinhado com a equipe e disponível para consulta de forma acessível.

E aí, como a gente se planeja?

"Planejo, logo conquisto". Reserve a manhã de segunda para fazer o planejamento com a equipe do que deverá ser realizado durante a semana. Definam quem fará o quê, quais são os pré-requisitos necessários, quais tarefas devem ser priorizadas no cronograma de execução, se deve haver algum contato com o cliente ou um fornecedor... Ah, e fica a sugestão: que tal, no fim da semana, fazer uma reunião para rever o trabalho realizado? Assim fechamos com a sensação de "missão dada é missão cumprida".

A agenda é sua nova melhor amiga

Repita comigo o mantra: agenda é sagrada, agenda é sagrada! Use a agenda como o seu organizador e de toda a equipe. Assim, a gente tem visibilidade da disponibilidade de cada um com antecedência e conseguimos marcar eventos de forma efetiva.

Já ouviu falar de ferramentas colaborativas?

Você pode até não estar ligado no nome oficial, mas já usa ferramentas colaborativas no seu dia a dia, quase que o tempo todo. Uma ferramenta colaborativa é um software ou aplicativo que permite a duas ou mais pessoas desenvolverem uma mesma atividade mesmo não estando juntas.

Dá pra conversar sem ir à mesa do colega?

Faça alinhamentos diários (Dailies)

Dentro da metodologia ágil tem uma cerimônia, isto é, uma reunião que se chama Daily. Ela é feita para ser algo rápido, de no máximo 15 minutos, e serve para cada um comunicar à sua equipe o que está fazendo, o que fará em seguida e se precisa de ajuda em algo para conseguir atingir as metas da semana.

É um ótimo jeito de manter todos atualizados e de criar um senso de colaboração e coletividade.

Quando fazer uma call?

Reuniões e videoconferências são ótimas formas de comunicação, especialmente se estamos falando de trabalho remoto. Mas é preciso atenção na hora de escolher utilizá-las para que elas sejam de fato oportunas e eficientes.

Planeje qual será o assunto abordado, se existem informações a serem passadas com antecedência, quem irá participar e a disponibilidade de todos e enviar o convite com data, horário e link da conferência.

Para cada nível de urgência, uma abordagem

Saber escolher qual meio de comunicação usar de acordo com a urgência e prioridade do assunto deixa o fluxo bem mais otimizado.

  • Se a urgência é baixa e dá para programar a resolução da questão para mais tarde: convide a pessoa para uma call, se atentando em conciliar as disponibilidades de todas as pessoas a serem envolvidas.
  • Se a urgência é moderada e tem que ser resolvida em um curto espaço de tempo: mande uma mensagem via Slack, comunicando a urgência e convidando para o diálogo.
  • Se a urgência é máxima e precisa ser resolvida na hora: ligue imediatamente, de preferência pelo Slack ou por telefone.

WhatsApp não é um canal de comunicação interno

O WhatsApp se tornou o meio favorito de comunicação dos brasileiros, seja pra conversar com amigos e família quanto para falar com clientes e colegas de trabalho. Por mais que ele seja fácil de usar e permita uma comunicação rápida, para as organizações ela não é a ferramenta ideal. Invista em uma ferramenta que crie um fluxo de comunicação transparente, na qual as informações são organizadas e acessíveis e onde seja possível construir um histórico de conversas.

Se precisar usar o WhatsApp, limite seu uso apenas para a comunicação externa.

Se inspire em um balcão de informações

Uma questão muito importante, e que você verá repetida aqui nesse Guia, é a disponibilização do acesso a informações, dados e andamento de projetos para os membros da organização. A gestão à vista ajuda nisso, pois informações importantes, dados de performance, métricas e indicadores ou seja, tudo que é relevante para a empresa está ao alcance de todos!

Você pode fazer igual a gente e começar usar o Kanban para implementar a gestão à vista.

Não é porque é virtual que é bagunça

O armazenamento em nuvem é uma forma simples e confiável de concentrar dados e informações, compartilhá-los e recuperá-los caso necessário. Como são conteúdos e materiais importantes preze pela segurança de acesso e compartilhamento.

Ainda ligado à essa questão de transparência e acesso de informações e visão do todo, a utilização de uma ferramenta de workspace é crucial. Nela será possível acompanhar a evolução de um projeto, saber quem é o responsável por cada tarefa, qual o prazo a ser atendido. Tudo em um só lugar.

E a conversa não para!

Comunicação: uma das coisas mais importantes para o sucesso de uma organização, certo? Então, por isso, quando estamos remoto a atenção tem que ser dobrada para que haja um fluxo estruturado e efetivo de comunicação, em que as informações estejam centralizadas e acessíveis (sim, estamos repetindo isso para fixar!) e que a comunicação não esteja espalhadas em várias ferramentas e sim concentrada em uma.

Busque sempre ser claro e objetivo na comunicação e leve em conta o tempo do outro.

Como a gente já mencionou na sessão "*A importância da agenda", deixe claro na sua agenda seu status atual, se está disponível, ocupado ou em reunião.

Pra todo mundo ficar sabendo

Já pensou que ótimo seria ter uma biblioteca online da sua empresa com processos padrões, materiais sobre atendimento ao cliente, documentações e tutoriais? Pois então, a base de conhecimento é justamente isso!

Para ela ser útil, crie uma formatação padronizada, deixe-a sempre atualizada e engaje sua equipe a criar materiais de qualidade para todos!