ūü§Ē E esse tal de trabalho remoto?

Não se fala de outra coisa, com toda razão, se não sobre o corona vírus e como ele tem afetado a vida de todos. O COVID-19, com sua exponencial propagação, nos obrigou a repensar nosso modo de consumirmos, de nos relacionarmos, de cuidarmos uns dos outros e de nós mesmo.

Isso impactou diretamente o mundo do trabalho. Uma vez que a forma mais certeira de achatar a curva de expans√£o da pandemia √© ficar em casa, v√°rias empresas tiveram que, de uma hora para outra, adotar o trabalho remoto. E isso trouxe muitas d√ļvidas: como estruturar o trabalho remoto de forma a manter a produtividade, a comunica√ß√£o entre as equipes e a entrega de valor ao cliente? Que ferramentas usar?

N√≥s da sobTIC criamos esse guia justamente para ajudar voc√™ e sua organiza√ß√£o a tirar essas d√ļvidas, fazer os ajustes necess√°rios e aproveitar o m√°ximo dessa forma de trabalho! J√° podemos adiantar alguns benef√≠cios, relatados por quem trabalha remoto h√° um tempo: economia de tempo com transporte; aumento de produtividade; maior equil√≠brio entre a vida pessoal e a profissional; diminui√ß√£o do estresse; aumento da felicidade.

Bora?

ūüí° E na sobTIC, como voc√™s fazem?

Aqui na sobTIC a gente tem uma cultura já estabelecida de trabalho remoto. Além de estarmos espalhados pelo Brasil (Minas, São Paulo, Tocantins...), entendemos que cabe a cada colaborador definir qual será seu local de trabalho. Isso impacta positivamente na concentração e dedicação para uma entrega de qualidade.

Para que tudo funcione da melhor maneira e que possamos fazer uma entrega de valor para o cliente, seguimos alguns pilares: a comunicação é sempre constante e centralizada, a agenda é sagrada e usamos a gestão à vista e a metodologia ágil para nos gerenciarmos.

Aqui embaixo vamos te contar um pouco como isso funciona na pr√°tica. Bora l√°?

Agenda é sagrada

Se temos uma lei máxima aqui na sobTIC é que o tempo de cada um é precioso! Por isso, a gente preza por uma agenda profissional muito bem organizada e compartilhada com os demais membros da equipe.

Nossa ferramenta de escolha √© o G Suite! Nele temos o Google Agenda, com o qual a gente envia convite para reuni√Ķes, alinhamentos, etc... A pessoa que foi convidada aceita, recusa ou sugere um novo hor√°rio atrav√©s desse convite sem precisar de ir at√© a pessoa. Outra coisa pr√°tica do Google Agenda √© que ele cria, automaticamente, uma sala no Google Meet para o evento, ent√£o todos sabem onde ele ir√° acontecer.

Ah, por √ļltimo, mas n√£o menos importante, vamos falar do nosso WIP (Work in Progress)! Depois de fazermos o planejamento das entregas que temos para semana, a gente organiza WIPs, que s√£o sess√Ķes de trabalho conjunto entre os respons√°veis pela entrega e quem eles entendem que podem auxiliar.

A nossa semana é assim...

Nossa semana come√ßa com um planejamento, no qual estruturamos macro etapas, que, por sua vez, s√£o divididas em tarefas. Para acompanharmos o progresso feito, fazemos r√°pidas reuni√Ķes de alinhamento com o time a cada dia. No final dessa semana, nos reunimos para avaliar o que foi feito e pensar no que precisa ser melhorado.

Toda essa rotina foi pensada com base em metodologias √°geis.

E a palavra é: transparência!

Por aqui tudo √© feito da maneira mais transparente poss√≠vel, deixando todas as informa√ß√Ķes acess√≠veis para cada colaborador e isso refor√ßa a cultura que temos de uma gest√£o pautada em informa√ß√Ķes e fatos. Para a gente, gest√£o √† vista proporciona uma vis√£o sist√™mica e hol√≠stica do neg√≥cio, da empresa, traz mais engajamento, produtividade, percep√ß√£o do avan√ßo feito e do que precisa ser melhorado para crescer ainda mais e de forma sustent√°vel.

Fazemos isso de v√°rias formas. Usamos Kanban, rodamos Sprints e desenvolvemos roadmaps para cada projeto. Tudo isso aprimora a comunica√ß√£o entre o time, melhora a gest√£o de m√©tricas, direciona reuni√Ķes e informa o avan√ßo das metas.

Aqui a dist√Ęncia n√£o tem vez

√ď, se tem um pessoal que se fale, o tempo todo, esse pessoal √© a gente. Dist√Ęncia para a gente √© s√≥ uma constru√ß√£o social (e geogr√°fica tamb√©m, t√° bom!). Mas isso s√≥ √© poss√≠vel porque usamos ferramentas que centralizam essa comunica√ß√£o e porque temos um combinado de nos falarmos apenas por essas ferramentas. Nossa queridinha √© o Slack, que permite a cria√ß√£o de canais que atendem a objetivos espec√≠ficos e facilita a busca por ajuda/informa√ß√Ķes. Conseguimos tamb√©m fazer liga√ß√Ķes por ela, al√©m de enviar arquivos, fotos, documentos.

Ah, e nós estamos sempre atentos à agenda do outro e à sua disponibilidade nessa nossa comunicação diária. Cuidamos muito para que ninguém tenha seu ritmo de trabalho prejudicado.

ūü§Ě Vamos l√°?

O combinado n√£o sai caro

Com certeza você já escutou ou falou essa frase e ela é muito importante em uma organização.

Expectativas sobre função e suas responsabilidades; recursos disponíveis; nível da qualidade da entrega e seu prazo. Tudo isso (e o que você mais for importante) deve estar alinhado com a equipe e disponível para consulta de forma acessível.

E aí, como a gente se planeja?

"Planejo, logo conquisto". Reserve a manhã de segunda para fazer o planejamento com a equipe do que deverá ser realizado durante a semana. Definam quem fará o quê, quais são os pré-requisitos necessários, quais tarefas devem ser priorizadas no cronograma de execução, se deve haver algum contato com o cliente ou um fornecedor... Ah, e fica a sugestão: que tal, no fim da semana, fazer uma reunião para rever o trabalho realizado? Assim fechamos com a sensação de "missão dada é missão cumprida".

A agenda é sua nova melhor amiga

Repita comigo o mantra: agenda é sagrada, agenda é sagrada! Use a agenda como o seu organizador e de toda a equipe. Assim, a gente tem visibilidade da disponibilidade de cada um com antecedência e conseguimos marcar eventos de forma efetiva.

J√° ouviu falar de ferramentas colaborativas?

Você pode até não estar ligado no nome oficial, mas já usa ferramentas colaborativas no seu dia a dia, quase que o tempo todo. Uma ferramenta colaborativa é um software ou aplicativo que permite a duas ou mais pessoas desenvolverem uma mesma atividade mesmo não estando juntas.

Dá pra conversar sem ir à mesa do colega?

Faça alinhamentos diários (Dailies)

Dentro da metodologia √°gil tem uma cerim√īnia, isto √©, uma reuni√£o que se chama Daily. Ela √© feita para ser algo r√°pido, de no m√°ximo 15 minutos, e serve para cada um comunicar √† sua equipe o que est√° fazendo, o que far√° em seguida e se precisa de ajuda em algo para conseguir atingir as metas da semana.

√Č um √≥timo jeito de manter todos atualizados e de criar um senso de colabora√ß√£o e coletividade.

Quando fazer uma call?

Reuni√Ķes e videoconfer√™ncias s√£o √≥timas formas de comunica√ß√£o, especialmente se estamos falando de trabalho remoto. Mas √© preciso aten√ß√£o na hora de escolher utiliz√°-las para que elas sejam de fato oportunas e eficientes.

Planeje qual ser√° o assunto abordado, se existem informa√ß√Ķes a serem passadas com anteced√™ncia, quem ir√° participar e a disponibilidade de todos e enviar o convite com data, hor√°rio e link da confer√™ncia.

Para cada nível de urgência, uma abordagem

Saber escolher qual meio de comunicação usar de acordo com a urgência e prioridade do assunto deixa o fluxo bem mais otimizado.

  • Se a urg√™ncia √© baixa e d√° para programar a resolu√ß√£o da quest√£o para mais tarde: convide a pessoa para uma call, se atentando em conciliar as disponibilidades de todas as pessoas a serem envolvidas.
  • Se a urg√™ncia √© moderada e tem que ser resolvida em um curto espa√ßo de tempo: mande uma mensagem via Slack, comunicando a urg√™ncia e convidando para o di√°logo.
  • Se a urg√™ncia √© m√°xima e precisa ser resolvida na hora: ligue imediatamente, de prefer√™ncia pelo Slack ou por telefone.

WhatsApp não é um canal de comunicação interno

O WhatsApp se tornou o meio favorito de comunica√ß√£o dos brasileiros, seja pra conversar com amigos e fam√≠lia quanto para falar com clientes e colegas de trabalho. Por mais que ele seja f√°cil de usar e permita uma comunica√ß√£o r√°pida, para as organiza√ß√Ķes ela n√£o √© a ferramenta ideal. Invista em uma ferramenta que crie um fluxo de comunica√ß√£o transparente, na qual as informa√ß√Ķes s√£o organizadas e acess√≠veis e onde seja poss√≠vel construir um hist√≥rico de conversas.

Se precisar usar o WhatsApp, limite seu uso apenas para a comunicação externa.

Se inspire em um balc√£o de informa√ß√Ķes

Uma quest√£o muito importante, e que voc√™ ver√° repetida aqui nesse Guia, √© a disponibiliza√ß√£o do acesso a informa√ß√Ķes, dados e andamento de projetos para os membros da organiza√ß√£o. A gest√£o √† vista ajuda nisso, pois informa√ß√Ķes importantes, dados de performance, m√©tricas e indicadores ou seja, tudo que √© relevante para a empresa est√° ao alcance de todos!

Você pode fazer igual a gente e começar usar o Kanban para implementar a gestão à vista.

Não é porque é virtual que é bagunça

O armazenamento em nuvem √© uma forma simples e confi√°vel de concentrar dados e informa√ß√Ķes, compartilh√°-los e recuper√°-los caso necess√°rio. Como s√£o conte√ļdos e materiais importantes preze pela seguran√ßa de acesso e compartilhamento.

Ainda ligado √† essa quest√£o de transpar√™ncia e acesso de informa√ß√Ķes e vis√£o do todo, a utiliza√ß√£o de uma ferramenta de workspace √© crucial. Nela ser√° poss√≠vel acompanhar a evolu√ß√£o de um projeto, saber quem √© o respons√°vel por cada tarefa, qual o prazo a ser atendido. Tudo em um s√≥ lugar.

E a conversa n√£o para!

Comunica√ß√£o: uma das coisas mais importantes para o sucesso de uma organiza√ß√£o, certo? Ent√£o, por isso, quando estamos remoto a aten√ß√£o tem que ser dobrada para que haja um fluxo estruturado e efetivo de comunica√ß√£o, em que as informa√ß√Ķes estejam centralizadas e acess√≠veis (sim, estamos repetindo isso para fixar!) e que a comunica√ß√£o n√£o esteja espalhadas em v√°rias ferramentas e sim concentrada em uma.

Busque sempre ser claro e objetivo na comunicação e leve em conta o tempo do outro.

Como a gente j√° mencionou na sess√£o "*A import√Ęncia da agenda", deixe claro na sua agenda seu status atual, se est√° dispon√≠vel, ocupado ou em reuni√£o.

Pra todo mundo ficar sabendo

J√° pensou que √≥timo seria ter uma biblioteca online da sua empresa com processos padr√Ķes, materiais sobre atendimento ao cliente, documenta√ß√Ķes e tutoriais? Pois ent√£o, a base de conhecimento √© justamente isso!

Para ela ser √ļtil, crie uma formata√ß√£o padronizada, deixe-a sempre atualizada e engaje sua equipe a criar materiais de qualidade para todos!